Come valutare i risultati di un evento fundraising

Abbiamo impegnato tutte le tue forze al 100% e coinvolto un certo numero di persone in una attività di fundraising, online e/o offline, per una causa in cui crediamo: una onlus, un’associazione di volontariato, la gestione di un’emergenza, un progetto innovativo…. abbiamo organizzato uno spettacolo, una mostra, una sottoscrizione, una vendita, un evento benefico o molto altro e ora vogliamo sapere se quello che abbiamo ottenuto è proporzionato allo sforzo sostenuto.

La prima cosa che facciamo è quantificare quanto denaro è stato raccolto, detrarre le spese sostenute, quindi calcolare gli utili o le perdite e contare le persone che sono state coinvolte nell’attività di promozione e raccolta (più persone si sono spese per la causa, più la cifra raccolta dovrebbe essere consistente).

Sei in perdita: è tutto da buttare?

Se c’è una perdita, la risposta è evidente: i costi sostenuti sono maggiori degli utili, quindi il risultato economico non può certo essere definito fruttuoso. Ma se siamo alla prima esperienza, non è detto che sia da considerare completamente negativa: anche se non abbiamo raccolto fondi sufficienti, potremmo aver gettato le basi e creato legami o contatti per altre iniziative future di maggior successo. Bisogna sempre e comunque fare tesoro dell’esperienza.

Sei in utile: valutazioni e bilanci

Se c’è un guadagno, più o meno consistente, abbiamo raggiunto una parte del nostro obiettivo. Valutiamo però anche altri diversi parametri e fattori che ci daranno un’idea generale sull’andamento dell’evento di fundraising e che ci permetteranno anche di aggiustare il tiro quando svolgeremo altre attività similari in futuro, per non sprecare tempo e risorse. 

I donatori: chi sono?

Un passo fondamentale è capire le categorie di donatori che ci ha maggiormente sostenuto (aziende, privati, giovani, anziani….) e soprattutto come e perchè i donatori hanno interagito con la nostrra iniziativa, in particolare quelli che hanno lasciato le offerte più sostanziose: cosa li ha attratti e coinvolti, cosa è piaciuto e come fare a tenerli legati al progetto. Quindi capire quale canale di comunicazione ha avuto maggior successo e partecipazione (social, mail, sms, telefonata, contatto diretto, partecipazione ad un evento…) e ha permesso di raccogliere un maggior numero di donazioni, indipendemente dall’ammontare di ciascuna.

Mezzi di comunicazione: quali usare?

La comunicazione, in una raccolta fondi, è fondamentale: deve essere diretta, onesta, senza fronzoli, chiara e coinvolgente ma soprattutto etica. Altrimenti verrà ignorata o peggio, ci si rivolterà contro. Valutiamo il risultato di ogni modalità utilizzata (potenziali finanziatori contattati, numero e importo delle donazioni effettuate), non ignorare mai le critiche ricevute (non sono piacevoli, ma fanno crescere più degli elogi, se costruttive) e decidiamo su quali mezzi investire ancora in futuro e quali invece eliminare perchè non valgono lo sforzo sostenuto.

La passione è alla base di tutto

Ricordiamoci che è di fondamentale importanza che i partecipanti al nostro evento vivano una bella esperienza che avranno voglia di ricordare e di ripetere anno dopo anno. Un certo numero di donatori affezionati saranno un ottimo punto di partenza per le raccolte future e anzi, saranno loro stessi a coinvolgere amici e conoscenti, facendo crescere il coinvolgimento. Tutto questo, naturalmente, è possibile solo con una organizzazione curata e appassionata, mai lasciata al caso, e tanti volontari che si spendono per la causa mettendoci anima e cuore.

• La passione per il progetto che sosteniamo si è vista in ogni azione fatta?
• È stata percepita?
• È riuscita a far emozionare tanto da far partecipare economicamente, anche più volte?

Verifichiamo che tutto sia svolto come previsto, affrontando eventuali problemi riscontrati e trovando la soluzione migliore per ciascuno. In poche parole impariamo dai nostri errori.

E, in conclusione, valutiamo se l’iniziativa ha rispettato i seguenti punti imprescindibili per potersi definire davvero di successo, indipendemente dall’ammontare delle donazioni raccolte:

• il fundraising non è solo una questione di soldi, è soprattutto una questione di cuore e devi trasmettere questo messaggio e al tuo potenziale donatore;
• facciamo in modo che il nostro sostenitore diventi un amico (quindi cerchiamo di conoscere i nostri donatori);
• rendiamo le cose facili per il donatore: pochi e semplici passi per lasciare il contributo;
• chiediamo SEMPRE con gentilezza, e non prendiamocela davanti ad un rifiuto;
• mettiamoci tutta la professionalità, l’impegno e soprattutto la passione per sostenere la causa;
• RINGRAZIAMO, sempre e comunque, anche quando qualcuno ci dice di no.

Qual è stata la tua esperienza? Vuoi aggiungere qualcosa?